Für wen
Für HR: Der erste Arbeitstag ist geregelt. Der letzte auch.
Freitag, 16:10 Uhr
Heute geht eine Kollegin, am Montag kommt ein neuer Kollege. Wer sperrt die Zugänge, wer nimmt den Laptop zurück, wer weist die Schulung zu? Das steht in drei E-Mails.
Mit Complass steht jeder Schritt auf einer Checkliste, mit Frist und Nachweis. Sie gehen pünktlich ins Wochenende.
Was auf dem Tisch von HR landet
Je nach Größe und Branche betrifft Sie einiges davon:
- Interne Meldestelle ab in der Regel 50 Beschäftigten, mit Eingangsbestätigung und Rückmeldung in festen Fristen § 12 HinSchG§ 12 HinSchG Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen(1) Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle). Ist der Bund oder ein Land Beschäftigungsgeber, bestimmen die obersten Bundes- oder Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten. …Original öffnen (gesetze-im-internet.de) ↗ § 17 HinSchG§ 17 HinSchG Verfahren bei internen Meldungen(1) Die interne Meldestelle - 1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen, - 2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt, - 3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt, - 4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, - 5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und - 6. …Original öffnen (gesetze-im-internet.de) ↗
- Personaldaten im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, gespeichert nur so lange wie nötig Art. 30 DSGVOArtikel 30 DSGVO Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten(1) Jeder Verantwortliche und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die ihrer Zuständigkeit unterliegen. Dieses Verzeichnis enthält sämtliche folgenden Angaben: - a) den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten; - b) die …Original öffnen (EUR-Lex – konsolidierte Fassung mit Berichtigungen) ↗ Art. 5 DSGVOArtikel 5 DSGVO Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten(1) Personenbezogene Daten müssen - a) auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden („Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“); - b) für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden; eine …Original öffnen (EUR-Lex – konsolidierte Fassung mit Berichtigungen) ↗
- Auskunftsanfragen von Beschäftigten und Bewerbern in der Regel innerhalb eines Monats beantworten Art. 12 DSGVOArtikel 12 DSGVO Transparente Information, Kommunikation und Modalitäten für die Ausübung der Rechte der betroffenen Person(1) Der Verantwortliche trifft geeignete Maßnahmen, um der betroffenen Person alle Informationen gemäß den Artikeln 13 und 14 und alle Mitteilungen gemäß den Artikeln 15 bis 22 und Artikel 34, die sich auf die Verarbeitung beziehen, in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln; dies gilt insbesondere für Informationen, die sich speziell …Original öffnen (EUR-Lex – konsolidierte Fassung mit Berichtigungen) ↗ Art. 15 DSGVOArtikel 15 DSGVO Auskunftsrecht der betroffenen Person(1) Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf folgende Informationen: - a) die Verarbeitungszwecke; - b) die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden; - c) die Empfänger oder …Original öffnen (EUR-Lex – konsolidierte Fassung mit Berichtigungen) ↗
- In NIS2-Einrichtungen: Schulungen und Sensibilisierung sowie Konzepte für die Sicherheit des Personals § 30 Abs. 2 Nr. 7 und 9 BSIG§ 30 BSIG Risikomanagementmaßnahmen besonders wichtiger Einrichtungen und wichtiger Einrichtungen(1) Besonders wichtige Einrichtungen und wichtige Einrichtungen sind verpflichtet, geeignete, verhältnismäßige und wirksame technische und organisatorische Maßnahmen, die in Absatz 2 konkretisiert werden, zu ergreifen, um Störungen der Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit der informationstechnischen Systeme, Komponenten und Prozesse, die sie für die Erbringung ihrer Dienste nutzen, zu vermeiden und …Original öffnen (gesetze-im-internet.de) ↗
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Diese Seite fasst die Rechtslage vereinfacht zusammen und ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls. Maßgeblich ist der Wortlaut der Gesetze und Normen.
So unterstützt Complass
Eintritt, Wechsel, Austritt
Eine Checkliste statt drei E-Mails
Je Person eine Checkliste mit Frist, Zuständigkeit und Nachweis, angepasst an Ihre Abläufe. Beim Eintritt schlägt Complass Zugang, Richtlinien zur Kenntnisnahme und Awareness-Kurs vor, Sie bestätigen. Beim Austritt sperrt Complass nach Ihrer Bestätigung den Mitarbeiterzugang, Nachweise und Zertifikate bleiben.
Schulungen und Unterweisungen
Wer hat was gemacht? Eine Seite.
Pflichtschulungen zuweisen, an alle, an Abteilungen oder an einzelne Personen, mit Frist und Erinnerung. Präsenztermine und externe Kurse tragen Sie ein oder importieren sie als CSV. Der Nachweis geht als PDF oder Excel ins Audit. Eigene Unterweisungen, etwa Hausregeln, schreiben Sie selbst, auf Wunsch mit Quiz.
Hinweisgeberschutz
Der Meldekanal ist schon da
Hinweise gehen auch anonym ein, ohne IP-Adresse und verschlüsselt je Unternehmen. Nur die Meldestelle liest die Fälle, auch die Inhaber des Kontos nicht. Complass überwacht die Fristen. Die Seite für Hinweise gibt es auf Wunsch in weiteren Sprachen, etwa Türkisch oder Ukrainisch.
Complass ersetzt keine Personalsoftware: Lohnabrechnung, Personalakte und Bewerbermanagement bleiben, wo sie sind.
Häufige Fragen
Was ist im Paket enthalten, was kommt dazu?
In jedem Paket enthalten sind Ein- und Austritte, der Mitarbeiterzugang, die Seite mit den Schulungsnachweisen, der Meldekanal sowie die Regelwerke DSGVO und HinSchG. Dazu kommen die Kursplätze der Academy je Person und Kurs, auch für den Awareness-Kurs. Der Datenschutz-Betrieb und die eigenen Unterweisungen (Akademie und Awareness) sind buchbare Bausteine und in Professional und Premium enthalten.
Sperrt Complass Zugänge in anderen Systemen?
Nein. Complass sperrt nach Ihrer Bestätigung den eigenen Mitarbeiterzugang. Zugänge in anderen Systemen sind Schritte der Checkliste. Mit dem Asset-Management oder den Berechtigungs-Reviews zeigt Complass außerdem die noch aktiven Konten der Person in Ihren erfassten Systemen und übernimmt sie auf Klick in die Checkliste.
Brauchen alle Beschäftigten ein Portal-Konto?
Nein. Für Richtlinien und Schulungen genügt der Mitarbeiterzugang, er belegt keinen Nutzerplatz. Die Personen importieren Sie als CSV oder aus Excel, oder Sie gleichen sie laufend mit Gruppen aus Microsoft Entra ab.
Kann HR die Meldestelle übernehmen?
Ja, wenn die Personen unabhängig, ohne Interessenkonflikt und mit der nötigen Fachkunde arbeiten (§ 15 HinSchG). Prüfen Sie das gut, denn HR kann selbst Thema einer Meldung sein. Alternativ übernimmt eine Ombudsperson. Beide arbeiten mit dem Zugang „nur Meldestelle“, der keinen Nutzerplatz belegt.
Was sieht HR von den Schulungen, was bleibt privat?
Sie sehen je Person den Stand: zugewiesen, abgeschlossen, fällig. Testergebnisse Einzelner sehen Administratoren nicht, Kennzahlen zur Wirksamkeit gibt es erst ab 5 Personen. Ob und wie Sie den Betriebsrat beteiligen, klären Sie im Unternehmen.
Wie bilden wir Personaldaten im Datenschutz ab?
Im Register des Datenschutz-Betriebs führen Sie Bewerbungen, Personalakte und Lohn als Verarbeitungstätigkeiten mit Zweck, Rechtsgrundlage und Löschfrist. Die Übersicht der Löschfristen zeigt Lücken, Betroffenenanfragen laufen mit berechneter Monatsfrist.
Complass mit Ihren eigenen Daten testen
Legen Sie Ihren Testzugang selbst an, auf Wunsch mit einem Beispielprojekt je Regelwerk. Wenn Sie Complass lieber erst gezeigt bekommen, fragen Sie eine Demo an.