À qui s’adresse Complass
Pour les RH : Le premier jour de travail est réglé. Le dernier aussi.
Vendredi, 16:10 h
Aujourd’hui, une collègue part, lundi, un nouveau collègue arrive. Qui bloque les accès, qui récupère l’ordinateur portable, qui attribue la formation ? Tout cela tient dans trois e-mails.
Avec Complass, chaque étape figure sur une liste de contrôle, avec échéance et preuve. Vous partez à l’heure en week-end.
Ce qui atterrit sur le bureau des RH
Selon la taille et le secteur, une partie de ceci vous concerne :
- Service de signalement interne en général à partir de 50 salariés, avec accusé de réception et retour d’information dans des délais fixes § 12 HinSchG§ 12 HinSchG Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen(1) Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle). Ist der Bund oder ein Land Beschäftigungsgeber, bestimmen die obersten Bundes- oder Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten. …Ouvrir l’original (gesetze-im-internet.de) ↗ § 17 HinSchG§ 17 HinSchG Verfahren bei internen Meldungen(1) Die interne Meldestelle - 1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen, - 2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt, - 3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt, - 4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, - 5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und - 6. …Ouvrir l’original (gesetze-im-internet.de) ↗
- Données du personnel dans le registre des activités de traitement, conservées uniquement le temps nécessaire Art. 30 RGPDArticle 30 RGPD Registre des activités de traitement1. Chaque responsable du traitement et, le cas échéant, le représentant du responsable du traitement tiennent un registre des activités de traitement effectuées sous leur responsabilité. Ce registre comporte toutes les informations suivantes: - a) le nom et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du responsable conjoint du traitement, du représentant du responsable du traitement et du …Ouvrir l’original (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗ art. 5 RGPDArticle 5 RGPD Principes relatifs au traitement des données à caractère personnel1. Les données à caractère personnel doivent être: - a) traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée (licéité, loyauté, transparence); - b) collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités; le traitement ultérieur à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins …Ouvrir l’original (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗
- Répondre aux demandes d’accès des salariés et des candidats en général dans un délai d’un mois Art. 12 RGPDArticle 12 RGPD Transparence des informations et des communications et modalités de l'exercice des droits de la personne concernée1. Le responsable du traitement prend des mesures appropriées pour fournir toute information visée aux articles 13 et 14 ainsi que pour procéder à toute communication au titre des articles 15 à 22 et de l'article 34 en ce qui concerne le traitement à la personne concernée d'une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples, en particulier pour toute information …Ouvrir l’original (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗ art. 15 RGPDArticle 15 RGPD Droit d'accès de la personne concernée1. La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données à caractère personnel ainsi que les informations suivantes: - a) les finalités du traitement; - b) les catégories de données à caractère personnel concernées; - c) les destinataires ou catégories …Ouvrir l’original (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗
- Dans les entités NIS2 : formations et sensibilisation ainsi que concepts pour la sécurité du personnel § 30, al. 2, nos 7 et 9 BSIG§ 30 BSIG Risikomanagementmaßnahmen besonders wichtiger Einrichtungen und wichtiger Einrichtungen(1) Besonders wichtige Einrichtungen und wichtige Einrichtungen sind verpflichtet, geeignete, verhältnismäßige und wirksame technische und organisatorische Maßnahmen, die in Absatz 2 konkretisiert werden, zu ergreifen, um Störungen der Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit der informationstechnischen Systeme, Komponenten und Prozesse, die sie für die Erbringung ihrer Dienste nutzen, zu vermeiden und …Ouvrir l’original (gesetze-im-internet.de) ↗
Information générale, pas de conseil juridique. Cette page résume la situation juridique de manière simplifiée et ne remplace pas l’examen de votre cas particulier. Seul le texte des lois et des normes fait foi.
Comment Complass vous aide
Arrivée, mutation, départ
Une liste de contrôle au lieu de trois e-mails
Une liste de contrôle par personne avec échéance, responsable et preuve, adaptée à vos processus. À l’arrivée, Complass propose l’accès, les politiques à prendre en compte et le cours de sensibilisation, et vous confirmez. Au départ, Complass bloque l’accès salarié après votre confirmation, les preuves et certificats sont conservés.
Formations et instructions
Qui a fait quoi ? Une seule page.
Attribuez les formations obligatoires à tous, à des services ou à des personnes, avec échéance et rappel. Les sessions en présentiel et les cours externes, vous les saisissez ou les importez en CSV. La preuve part en PDF ou Excel dans l’audit. Vos propres instructions, par exemple le règlement intérieur, vous les rédigez vous-même, avec quiz si vous le souhaitez.
Protection des lanceurs d’alerte
Le canal de signalement est déjà là
Les signalements peuvent aussi arriver anonymement, sans adresse IP et chiffrés par entreprise. Seul le service de signalement lit les cas, pas même les propriétaires du compte. Complass surveille les délais. La page de signalement est disponible sur demande dans d’autres langues, par exemple le turc ou l’ukrainien.
Complass ne remplace pas un logiciel RH : paie, dossiers du personnel et gestion des candidatures restent où ils sont.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qui est inclus dans l’offre, qu’est-ce qui s’y ajoute ?
Chaque offre comprend les arrivées et départs, l’accès salarié, la page des preuves de formation, le canal de signalement ainsi que les référentiels RGPD et HinSchG. S’y ajoutent les places de cours de l’Academy par personne et par cours, y compris pour le cours de sensibilisation. La gestion opérationnelle de la protection des données et les instructions propres (Académie et sensibilisation) sont des modules réservables et inclus dans Professional et Premium.
Complass bloque-t-il des accès dans d’autres systèmes ?
Non. Après votre confirmation, Complass bloque son propre accès salarié. Les accès dans d’autres systèmes sont des étapes de la liste de contrôle. Avec la gestion des actifs ou les revues d’habilitations, Complass affiche en outre les comptes encore actifs de la personne dans vos systèmes recensés et les reprend d’un clic dans la liste de contrôle.
Tous les salariés ont-ils besoin d’un compte portail ?
Non. Pour les politiques et les formations, l’accès salarié suffit, il n’occupe aucune place d’utilisateur. Vous importez les personnes en CSV ou depuis Excel, ou vous les synchronisez en continu avec des groupes Microsoft Entra.
Les RH peuvent-elles prendre en charge le canal de signalement ?
Oui, si ces personnes travaillent de manière indépendante, sans conflit d’intérêts et avec l’expertise nécessaire (§ 15 HinSchG). Vérifiez-le bien, car les RH peuvent elles-mêmes faire l’objet d’un signalement. Alternativement, un ombudsman peut s’en charger. Les deux travaillent avec l’accès « service de signalement uniquement », qui n’occupe aucune place d’utilisateur.
Que voient les RH des formations, et que reste privé ?
Vous voyez l’état par personne : attribuée, terminée, échue. Les administrateurs ne voient pas les résultats de test des personnes, les indicateurs d’efficacité n’apparaissent qu’à partir de 5 personnes. Si et comment vous associez les représentants du personnel, c’est à vous de le régler dans l’entreprise.
Comment représentons-nous les données du personnel dans la protection des données ?
Dans le registre de la gestion opérationnelle de la protection des données, vous consignez candidatures, dossiers du personnel et paie comme activités de traitement avec finalité, base juridique et durée de conservation. La vue d’ensemble des durées de conservation montre les lacunes, les demandes des personnes concernées s’exécutent avec un délai d’un mois calculé.
Livres blancs: Whistleblower protection: setting up and running an internal reporting office under the HinSchG GDPR basics: organising data protection you can demonstrate
Autres rôles professionnels: Direction Sécurité de l’information et informatique Achats et gestion des fournisseurs Tous les publics en un coup d’œil
Testez Complass avec vos propres données
Créez vous-même votre accès d'essai, avec un projet d'exemple par référentiel si vous le souhaitez. Si vous préférez d'abord voir Complass, demandez une démo.