Voor wie
Voor HR: De eerste werkdag is geregeld. De laatste ook.
Vrijdag, 16:10 uur
Vandaag vertrekt een collega, maandag begint een nieuwe. Wie blokkeert de toegang, wie neemt de laptop terug, wie wijst de training toe? Dat staat in drie e-mails.
Met Complass staat elke stap op een checklist, met deadline en bewijs. U gaat op tijd het weekend in.
Wat er op het bureau van HR belandt
Afhankelijk van grootte en sector zijn sommige van deze punten op u van toepassing:
- Interne meldfunctie vanaf doorgaans 50 medewerkers, met ontvangstbevestiging en terugkoppeling binnen vaste termijnen § 12 HinSchG§ 12 HinSchG Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen(1) Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle). Ist der Bund oder ein Land Beschäftigungsgeber, bestimmen die obersten Bundes- oder Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten. …Origineel openen (gesetze-im-internet.de) ↗ § 17 HinSchG§ 17 HinSchG Verfahren bei internen Meldungen(1) Die interne Meldestelle - 1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen, - 2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt, - 3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt, - 4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, - 5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und - 6. …Origineel openen (gesetze-im-internet.de) ↗
- Personeelsgegevens in het register van verwerkingsactiviteiten, slechts zolang als nodig bewaard Art. 30 AVGArtikel 30 AVG Register van de verwerkingsactiviteiten1. Elke verwerkingsverantwoordelijke en, in voorkomend geval, de vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke houdt een register van de verwerkingsactiviteiten die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden. Dat register bevat alle volgende gegevens: - a) de naam en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en eventuele gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, en, in voorkomend geval, van …Origineel openen (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗ Art. 5 AVGArtikel 5 AVG Beginselen inzake verwerking van persoonsgegevens1. Persoonsgegevens moeten: - a) worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is („rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie”); - b) voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en mogen vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt; de verdere verwerking met het oog op …Origineel openen (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗
- Inzageverzoeken van medewerkers en sollicitanten doorgaans binnen een maand beantwoorden Art. 12 AVGArtikel 12 AVG Transparante informatie, communicatie en nadere regels voor de uitoefening van de rechten van de betrokkene1. De verwerkingsverantwoordelijke neemt passende maatregelen opdat de betrokkene de in de artikelen 13 en 14 bedoelde informatie en de in de artikelen 15 tot en met 22 en artikel 34 bedoelde communicatie in verband met de verwerking in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal ontvangt, in het bijzonder wanneer de informatie specifiek voor een …Origineel openen (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗ Art. 15 AVGArtikel 15 AVG Recht van inzage van de betrokkene1. De betrokkene heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van de volgende informatie: - a) de verwerkingsdoeleinden; - b) de betrokken categorieën van persoonsgegevens; - c) de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de …Origineel openen (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗
- Bij NIS2-entiteiten: trainingen en bewustwording, plus concepten voor de beveiliging van personeel § 30 lid 2 nr. 7 en 9 BSIG§ 30 BSIG Risikomanagementmaßnahmen besonders wichtiger Einrichtungen und wichtiger Einrichtungen(1) Besonders wichtige Einrichtungen und wichtige Einrichtungen sind verpflichtet, geeignete, verhältnismäßige und wirksame technische und organisatorische Maßnahmen, die in Absatz 2 konkretisiert werden, zu ergreifen, um Störungen der Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit der informationstechnischen Systeme, Komponenten und Prozesse, die sie für die Erbringung ihrer Dienste nutzen, zu vermeiden und …Origineel openen (gesetze-im-internet.de) ↗
Algemene informatie, geen juridisch advies. Deze pagina vat de rechtslage vereenvoudigd samen en vervangt geen beoordeling van uw specifieke situatie. Bepalend is de tekst van de wetten en normen.
Zo ondersteunt Complass u
Indiensttreding, functiewijziging, uitdiensttreding
Eén checklist in plaats van drie e-mails
Per persoon een checklist met deadline, verantwoordelijke en bewijs, aangepast aan uw processen. Bij indiensttreding stelt Complass toegang, beleidsregels ter kennisname en de awarenesscursus voor, u bevestigt. Bij uitdiensttreding blokkeert Complass na uw bevestiging de medewerkerstoegang, bewijzen en certificaten blijven bewaard.
Trainingen en instructies
Wie heeft wat gedaan? Eén pagina.
Wijs verplichte trainingen toe, aan iedereen, aan afdelingen of aan afzonderlijke personen, met deadline en herinnering. Bijeenkomsten ter plaatse en externe cursussen voert u in of importeert u als CSV. Het bewijs gaat als PDF of Excel naar de audit. Eigen instructies, bijvoorbeeld huisregels, schrijft u zelf, desgewenst met quiz.
Klokkenluidersbescherming
Het meldkanaal is er al
Meldingen komen ook anoniem binnen, zonder IP-adres en per bedrijf versleuteld. Alleen de meldfunctie leest de zaken, ook de eigenaren van het account niet. Complass bewaakt de termijnen. De pagina voor meldingen is op verzoek in meer talen beschikbaar, bijvoorbeeld Turks of Oekraïens.
Complass vervangt geen personeelssoftware: salarisadministratie, personeelsdossier en sollicitatiebeheer blijven waar ze zijn.
Veelgestelde vragen
Wat is in het pakket inbegrepen en wat komt erbij?
In elk pakket zijn inbegrepen: indiensttredingen en uitdiensttredingen, de medewerkerstoegang, de pagina met trainingsbewijzen, het meldkanaal en de normenkaders AVG en HinSchG. Daarbij komen de cursusplaatsen van de Academy per persoon en cursus, ook voor de awarenesscursus. Privacybeheer en de eigen instructies (Academy en awareness) zijn bijboekbare modules en inbegrepen in Professional en Premium.
Blokkeert Complass toegang in andere systemen?
Nee. Na uw bevestiging blokkeert Complass de eigen medewerkerstoegang. Toegangen in andere systemen zijn stappen op de checklist. Met assetbeheer of de autorisatiereviews toont Complass bovendien de nog actieve accounts van de persoon in uw vastgelegde systemen en neemt die met één klik over in de checklist.
Hebben alle medewerkers een portaalaccount nodig?
Nee. Voor beleidsregels en trainingen volstaat de medewerkerstoegang, die neemt geen gebruikersplaats in beslag. U importeert de personen als CSV of uit Excel, of u houdt ze continu gelijk met groepen uit Microsoft Entra.
Kan HR de meldfunctie overnemen?
Ja, als de betrokkenen onafhankelijk, zonder belangenconflict en met de nodige deskundigheid werken (§ 15 HinSchG). Beoordeel dit zorgvuldig, want HR kan zelf onderwerp van een melding zijn. Als alternatief neemt een ombudspersoon het over. Beiden werken met de toegang “alleen meldfunctie”, die geen gebruikersplaats in beslag neemt.
Wat ziet HR van de trainingen en wat blijft privé?
U ziet per persoon de stand: toegewezen, afgerond, openstaand. Testresultaten van individuen zien beheerders niet, kengetallen over de effectiviteit zijn er pas vanaf 5 personen. Of en hoe u de ondernemingsraad betrekt, regelt u binnen uw bedrijf.
Hoe verwerken we personeelsgegevens in de gegevensbescherming?
In het register van het privacybeheer voert u sollicitaties, personeelsdossier en salaris in als verwerkingsactiviteiten met doel, rechtsgrond en bewaartermijn. Het overzicht van bewaartermijnen toont hiaten, verzoeken van betrokkenen lopen met een berekende termijn van een maand.
Test Complass met uw eigen gegevens
Maak uw proefaccount zelf aan, desgewenst met een voorbeeldproject per kader. Wilt u Complass liever eerst zien, vraag dan een demo aan.