A quem se destina
Para os RH: O primeiro dia de trabalho está tratado. O último também.
Sexta-feira, 16:10 h
Hoje sai uma colega, na segunda-feira entra um novo colega. Quem bloqueia os acessos, quem recebe o portátil de volta, quem atribui a formação? Isso está em três e-mails.
Com o Complass, cada passo está numa lista de verificação, com prazo e comprovativo. Vai para o fim de semana a horas.
O que chega à secretária dos RH
Consoante a dimensão e o setor, parte disto aplica-se a si:
- Canal de denúncias interno, em regra a partir de 50 colaboradores, com aviso de receção e retorno em prazos fixos § 12 HinSchG§ 12 HinSchG Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen(1) Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle). Ist der Bund oder ein Land Beschäftigungsgeber, bestimmen die obersten Bundes- oder Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten. …Abrir o original (gesetze-im-internet.de) ↗ § 17 HinSchG§ 17 HinSchG Verfahren bei internen Meldungen(1) Die interne Meldestelle - 1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen, - 2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt, - 3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt, - 4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, - 5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und - 6. …Abrir o original (gesetze-im-internet.de) ↗
- Dados de pessoal no registo das atividades de tratamento, conservados apenas durante o tempo necessário Art. 30.º RGPDArtigo 30 RGPD Registos das atividades de tratamento1. Cada responsável pelo tratamento e, sendo caso disso, o seu representante conserva um registo de todas as atividades de tratamento sob a sua responsabilidade. Desse registo constam todas seguintes informações: - a) O nome e os contactos do responsável pelo tratamento e, sendo caso disso, de qualquer responsável conjunto pelo tratamento, do representante do responsável pelo tratamento e do encarregado da proteção …Abrir o original (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗ Art. 5 RGPDArtigo 5 RGPD Princípios relativos ao tratamento de dados pessoais1. Os dados pessoais são: - a) Objeto de um tratamento lícito, leal e transparente em relação ao titular dos dados («licitude, lealdade e transparência»); - b) Recolhidos para finalidades determinadas, explícitas e legítimas e não podendo ser tratados posteriormente de uma forma incompatível com essas finalidades; o tratamento posterior para fins de arquivo de interesse público, ou para fins de investigação …Abrir o original (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗
- Responder aos pedidos de acesso de colaboradores e candidatos, em regra no prazo de um mês Art. 12.º RGPDArtigo 12 RGPD Transparência das informações, das comunicações e das regras para exercício dos direitos dos titulares dos dados1. O responsável pelo tratamento toma as medidas adequadas para fornecer ao titular as informações a que se referem os artigos 13.o e 14.o e qualquer comunicação prevista nos artigos 15.o a 22.o e 34.o a respeito do tratamento, de forma concisa, transparente, inteligível e de fácil acesso, utilizando uma linguagem clara e simples, em especial quando as informações são dirigidas especificamente a crianças. As …Abrir o original (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗ Art. 15 RGPDArtigo 15 RGPD Direito de acesso do titular dos dados1. O titular dos dados tem o direito de obter do responsável pelo tratamento a confirmação de que os dados pessoais que lhe digam respeito são ou não objeto de tratamento e, se for esse o caso, o direito de aceder aos seus dados pessoais e às seguintes informações: - a) As finalidades do tratamento dos dados; - b) As categorias dos dados pessoais em questão; - c) Os destinatários ou categorias de destinatários a …Abrir o original (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗
- Em entidades NIS2: formações e sensibilização, bem como conceitos para a segurança do pessoal § 30 n.º 2 pontos 7 e 9 BSIG§ 30 BSIG Risikomanagementmaßnahmen besonders wichtiger Einrichtungen und wichtiger Einrichtungen(1) Besonders wichtige Einrichtungen und wichtige Einrichtungen sind verpflichtet, geeignete, verhältnismäßige und wirksame technische und organisatorische Maßnahmen, die in Absatz 2 konkretisiert werden, zu ergreifen, um Störungen der Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit der informationstechnischen Systeme, Komponenten und Prozesse, die sie für die Erbringung ihrer Dienste nutzen, zu vermeiden und …Abrir o original (gesetze-im-internet.de) ↗
Informação geral, não constitui aconselhamento jurídico. Esta página resume a situação jurídica de forma simplificada e não substitui a análise do seu caso concreto. O que faz fé é o texto das leis e das normas.
Como o Complass apoia
Admissão, mudança, saída
Uma lista de verificação em vez de três e-mails
Por pessoa, uma lista de verificação com prazo, responsável e comprovativo, adaptada aos seus processos. Na admissão, o Complass sugere o acesso, as políticas a tomar conhecimento e o curso de sensibilização, e você confirma. Na saída, o Complass bloqueia, após a sua confirmação, o acesso do colaborador; comprovativos e certificados mantêm-se.
Formações e instruções
Quem fez o quê? Uma página.
Atribua formações obrigatórias a todos, a departamentos ou a pessoas individuais, com prazo e lembrete. Sessões presenciais e cursos externos regista-os ou importa-os como CSV. O comprovativo segue para a auditoria em PDF ou Excel. Instruções próprias, por exemplo regras da casa, escreve-as você, se quiser com questionário.
Proteção de denunciantes
O canal de denúncias já existe
As denúncias também podem chegar de forma anónima, sem endereço IP e cifradas por empresa. Só o gabinete de denúncias lê os casos, nem sequer os titulares da conta. O Complass vigia os prazos. A página de denúncias está disponível, a pedido, noutros idiomas, por exemplo turco ou ucraniano.
O Complass não substitui o software de pessoal: processamento salarial, processos individuais e gestão de candidaturas ficam onde estão.
Perguntas frequentes
O que está incluído no pacote e o que é extra?
Em todos os pacotes estão incluídos admissões e saídas, o acesso de colaborador, a página com os comprovativos de formação, o canal de denúncias e os referenciais RGPD e HinSchG. Acrescem os lugares nos cursos da Academy por pessoa e curso, também para o curso de sensibilização. A operação de proteção de dados e as instruções próprias (Academy e sensibilização) são módulos contratáveis e estão incluídos em Professional e Premium.
O Complass bloqueia acessos noutros sistemas?
Não. Após a sua confirmação, o Complass bloqueia o próprio acesso do colaborador. Os acessos noutros sistemas são passos da lista de verificação. Com a gestão de ativos ou as revisões de permissões, o Complass mostra também as contas ainda ativas da pessoa nos seus sistemas registados e adiciona-as à lista de verificação com um clique.
Todos os colaboradores precisam de uma conta no portal?
Não. Para políticas e formações basta o acesso de colaborador, que não ocupa nenhum lugar de utilizador. Importa as pessoas como CSV ou a partir de Excel, ou sincroniza-as continuamente com grupos do Microsoft Entra.
Podem os RH assumir o gabinete de denúncias?
Sim, se as pessoas trabalharem de forma independente, sem conflito de interesses e com a competência necessária (§ 15 HinSchG). Verifique bem, porque os próprios RH podem ser o tema de uma denúncia. Em alternativa, assume um provedor. Ambos trabalham com o acesso «apenas gabinete de denúncias», que não ocupa nenhum lugar de utilizador.
O que veem os RH das formações e o que fica privado?
Vê por pessoa o estado: atribuída, concluída, em prazo. Os administradores não veem os resultados de testes individuais e os indicadores de eficácia só surgem a partir de 5 pessoas. Se e como envolve o conselho de trabalhadores, esclarece-o na empresa.
Como representamos os dados de pessoal na proteção de dados?
No registo da operação de proteção de dados, regista candidaturas, processos individuais e salários como atividades de tratamento com finalidade, base jurídica e prazo de eliminação. A visão geral dos prazos de eliminação mostra lacunas e os pedidos de titulares de dados decorrem com prazo mensal calculado.
Whitepapers: Whistleblower protection: setting up and running an internal reporting office under the HinSchG GDPR basics: organising data protection you can demonstrate
Outras funções profissionais: Gestão Segurança da informação e TI Compras e gestão de fornecedores Todos os destinatários num relance
Teste o Complass com os seus próprios dados
Crie o seu próprio acesso de teste, se quiser com um projeto de exemplo por referencial. Se preferir ver primeiro o Complass, peça uma demonstração.