A quién va dirigido
Para RR. HH.: El primer día de trabajo está resuelto. El último también.
Viernes, 16:10 h
Hoy se va una compañera y el lunes llega un compañero nuevo. ¿Quién bloquea los accesos, quién recoge el portátil, quién asigna la formación? Eso está repartido en tres correos electrónicos.
Con Complass, cada paso figura en una lista de comprobación, con plazo y justificante. Usted empieza el fin de semana a su hora.
Lo que llega a la mesa de RR. HH.
Según el tamaño y el sector, le afectan varias de estas cosas:
- Canal interno de denuncias, por regla general a partir de 50 empleados, con acuse de recibo y respuesta en plazos fijos § 12 HinSchG§ 12 HinSchG Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen(1) Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle). Ist der Bund oder ein Land Beschäftigungsgeber, bestimmen die obersten Bundes- oder Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten. …Abrir el original (gesetze-im-internet.de) ↗ § 17 HinSchG§ 17 HinSchG Verfahren bei internen Meldungen(1) Die interne Meldestelle - 1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen, - 2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt, - 3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt, - 4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, - 5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und - 6. …Abrir el original (gesetze-im-internet.de) ↗
- Datos de personal en el registro de actividades de tratamiento, conservados solo el tiempo necesario Art. 30 RGPDArtículo 30 RGPD Registro de las actividades de tratamiento1. Cada responsable y, en su caso, su representante llevarán un registro de las actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad. Dicho registro deberá contener toda la información indicada a continuación: - a) el nombre y los datos de contacto del responsable y, en su caso, del corresponsable, del representante del responsable, y del delegado de protección de datos; - b) los fines del tratamiento; - c) …Abrir el original (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗ Art. 5 RGPDArtículo 5 RGPD Principios relativos al tratamiento1. Los datos personales serán: - a) tratados de manera lícita, leal y transparente en relación con el interesado («licitud, lealtad y transparencia»); - b) recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines; de acuerdo con el artículo 89, apartado 1, el tratamiento ulterior de los datos personales con fines de archivo en interés …Abrir el original (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗
- Responder a las solicitudes de acceso de empleados y candidatos, por regla general en el plazo de un mes Art. 12 RGPDArtículo 12 RGPD Transparencia de la información, comunicación y modalidades de ejercicio de los derechos del interesado1. El responsable del tratamiento tomará las medidas oportunas para facilitar al interesado toda información indicada en los artículos 13 y 14, así como cualquier comunicación con arreglo a los artículos 15 a 22 y 34 relativa al tratamiento, en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, en particular cualquier información dirigida específicamente a un niño. La …Abrir el original (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗ Art. 15 RGPDArtículo 15 RGPD Derecho de acceso del interesado1. El interesado tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales y a la siguiente información: - a) los fines del tratamiento; - b) las categorías de datos personales de que se trate; - c) los destinatarios o las categorías de destinatarios a los que se comunicaron o serán …Abrir el original (EUR-Lex – consolidated version incl. corrigenda) ↗
- En las entidades NIS2: formación y sensibilización, así como conceptos de seguridad del personal § 30 apdo. 2 n.º 7 y 9 BSIG§ 30 BSIG Risikomanagementmaßnahmen besonders wichtiger Einrichtungen und wichtiger Einrichtungen(1) Besonders wichtige Einrichtungen und wichtige Einrichtungen sind verpflichtet, geeignete, verhältnismäßige und wirksame technische und organisatorische Maßnahmen, die in Absatz 2 konkretisiert werden, zu ergreifen, um Störungen der Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit der informationstechnischen Systeme, Komponenten und Prozesse, die sie für die Erbringung ihrer Dienste nutzen, zu vermeiden und …Abrir el original (gesetze-im-internet.de) ↗
Información general, no asesoramiento jurídico. Esta página resume la situación jurídica de forma simplificada y no sustituye el examen de su caso concreto. Lo determinante es el texto de las leyes y normas.
Así le ayuda Complass
Alta, cambio, baja
Una lista de comprobación en lugar de tres correos electrónicos
Una lista de comprobación por persona con plazo, responsable y justificante, adaptada a sus procesos. En el alta, Complass propone el acceso, las políticas que deben conocerse y el curso de concienciación, y usted confirma. En la baja, Complass bloquea el acceso de empleado tras su confirmación; los justificantes y los certificados se conservan.
Formaciones e instrucciones
¿Quién ha hecho qué? Una sola página.
Asigne formaciones obligatorias a todos, a departamentos o a personas concretas, con plazo y recordatorio. Las sesiones presenciales y los cursos externos los introduce usted o los importa como CSV. El justificante llega a la auditoría como PDF o Excel. Las instrucciones propias, por ejemplo las normas internas, las redacta usted mismo, si lo desea con cuestionario.
Protección de denunciantes
El canal de denuncias ya está listo
Las denuncias también pueden llegar de forma anónima, sin dirección IP y cifradas por empresa. Solo la oficina de denuncias lee los casos, ni siquiera los titulares de la cuenta. Complass vigila los plazos. La página de denuncias está disponible bajo petición en otros idiomas, por ejemplo turco o ucraniano.
Complass no sustituye al software de personal: la nómina, el expediente de personal y la gestión de candidatos se quedan donde están.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye el paquete y qué se añade?
Cada paquete incluye altas y bajas, el acceso de empleado, la página con los justificantes de formación, el canal de denuncias y los marcos normativos RGPD y HinSchG. Se añaden las plazas de curso de la Academy por persona y curso, también para el curso de concienciación. La operación de protección de datos y las instrucciones propias (Academy y concienciación) son módulos contratables y están incluidos en Professional y Premium.
¿Bloquea Complass accesos en otros sistemas?
No. Tras su confirmación, Complass bloquea su propio acceso de empleado. Los accesos en otros sistemas son pasos de la lista de comprobación. Con la gestión de activos o las revisiones de permisos, Complass muestra además las cuentas aún activas de la persona en los sistemas que usted ha registrado y las incorpora con un clic a la lista de comprobación.
¿Necesitan todos los empleados una cuenta en el portal?
No. Para políticas y formaciones basta el acceso de empleado, que no ocupa ninguna plaza de usuario. Usted importa a las personas como CSV o desde Excel, o las mantiene sincronizadas con grupos de Microsoft Entra.
¿Puede RR. HH. asumir la oficina de denuncias?
Sí, si las personas trabajan con independencia, sin conflicto de intereses y con la competencia necesaria (§ 15 HinSchG). Compruébelo bien, porque RR. HH. puede ser a su vez objeto de una denuncia. Como alternativa, lo asume un defensor externo. Ambos trabajan con el acceso «solo oficina de denuncias», que no ocupa ninguna plaza de usuario.
¿Qué ve RR. HH. de las formaciones y qué se mantiene privado?
Usted ve la situación por persona: asignada, completada, vencida. Los administradores no ven los resultados de las pruebas de cada persona, y los indicadores de eficacia aparecen solo a partir de 5 personas. Si implica al comité de empresa y cómo, lo decide usted en su empresa.
¿Cómo reflejamos los datos de personal en la protección de datos?
En el registro de la operación de protección de datos usted lleva las candidaturas, el expediente de personal y la nómina como actividades de tratamiento con finalidad, base jurídica y plazo de supresión. La vista general de los plazos de supresión muestra las lagunas, y las solicitudes de los interesados se tramitan con el plazo mensual calculado.
Libros blancos: Whistleblower protection: setting up and running an internal reporting office under the HinSchG GDPR basics: organising data protection you can demonstrate
Otros perfiles profesionales: Dirección Seguridad de la información y TI Compras y gestión de proveedores Todos los públicos de un vistazo
Pruebe Complass con sus propios datos
Cree usted mismo su acceso de prueba, con un proyecto de ejemplo por marco normativo si lo desea. Si prefiere que primero le mostremos Complass, solicite una demo.