Wiki ou plataforma
A sua wiki fica. O trabalho com as evidências muda-se.
As páginas de wiki e as listas fazem-se depressa. Mas aprovações, prazos e evidências são mantidos lá à mão por alguém. A Complass assume isso, e o seu arquivo fica.
Feito por si ou Complass
O que muda no dia a dia, ponto por ponto.
| Topic | Feito por si na wiki | Com o Complass |
|---|---|---|
| Aprovar documentos | Aprovação por e-mail ou comentário, a versão consta do nome do ficheiro. | Versões com aprovação e motivo da alteração, com um princípio dos quatro olhos que pode desligar. |
| Read and understood | Um e-mail circular e uma lista de quem já confirmou. | Lista de distribuição por documento, confirmação por cada aprovação, lembrete após 7 dias, exportável como evidência. |
| Review | A data de revisão está no calendário de uma pessoa. | Próxima revisão por documento, lembrete 30 dias antes e em caso de atraso. |
| Requisitos | Os textos das normas são copiados para páginas e mantidos à mão. | Os referenciais estão já carregados. Uma medida conta para cada referencial que a exige. |
| Evidências | Ficheiros em pastas. Ninguém sabe ao certo se ainda são válidos. | As evidências estão ligadas ao requisito, com data de validade e lembrete antes de expirarem. |
| Quem alterou o quê? | O histórico da página mostra texto, não aprovações. | Cada aprovação é guardada de forma inalterável, com soma de verificação SHA-256. Além disso, um histórico de alterações por campo. |
| Auditoria | As páginas são exportadas e reunidas mesmo antes da data da auditoria. | Exportação de auditoria como ZIP com somas de verificação, diretamente do estado atual. |
O seu arquivo fica onde está
A Complass não tem de guardar tudo por si. As evidências podem ficar onde a sua equipa as encontra hoje.
Evidence as a link
Em vez de carregar um ficheiro, liga-o no seu arquivo, por exemplo no SharePoint, no OneDrive ou na intranet. A Complass guarda o estado e a data de revisão.
Unidades de rede
Caminhos como \\server\freigabe são guardados como texto, com um botão para os copiar.
Para o auditor
Os auditores veem a lista de ligações com estado e data de revisão. Para auditores sem acesso à sua intranet, anexa uma cópia.
O que se adequa a si?
Fazer por si basta quando …
- mantém um referencial com poucos documentos.
- não está prevista nenhuma auditoria externa.
- uma pessoa mantém a visão de conjunto e tem substituto.
A Complass adequa-se melhor quando …
- vários referenciais exigem as mesmas medidas.
- aprovações, revisões e confirmações de leitura têm de ser comprováveis.
- os auditores devem ver o estado atual sem que alguém tenha de reunir páginas.
Não tem de voltar a digitar as listas existentes: a Complass importa ficheiros CSV e XLSX com pré-visualização antes de guardar o que quer que seja.
Teste o Complass com os seus próprios dados
Crie o seu próprio acesso de teste, se quiser com um projeto de exemplo por referencial. Se preferir ver primeiro o Complass, peça uma demonstração.