Wiki czy platforma
Państwa wiki zostaje. Prowadzenie dowodów się przenosi.
Strony wiki i listy powstają szybko. Zatwierdzenia, terminy i dowody ktoś jednak prowadzi tam ręcznie. Complass to przejmuje, a Państwa archiwum zostaje.
Własnymi siłami czy Complass
Co zmienia się na co dzień, punkt po punkcie.
| Topic | Zbudowane własnymi siłami w wiki | Z Complass |
|---|---|---|
| Zatwierdzanie dokumentów | Zatwierdzenie e-mailem lub komentarzem, wersja jest w nazwie pliku. | Wersje z zatwierdzeniem i powodem zmiany, z zasadą czterech oczu, którą można wyłączyć. |
| Read and understood | Mail okólny i lista osób, które już potwierdziły. | Lista dystrybucyjna dla każdego dokumentu, potwierdzenie przy każdym zatwierdzeniu, przypomnienie po 7 dniach, z możliwością eksportu jako dowód. |
| Review | Termin przeglądu jest w kalendarzu jednej osoby. | Następny przegląd dla każdego dokumentu, przypomnienie 30 dni wcześniej i po przekroczeniu terminu. |
| Wymagania | Teksty norm są przenoszone na strony i prowadzone ręcznie. | Ramy regulacyjne są gotowe. Jedno działanie liczy się dla każdych ram, które go wymagają. |
| Dowody | Pliki w folderach. Nikt nie wie na pewno, czy są jeszcze ważne. | Dowody są przypięte do wymagania, z datą ważności i przypomnieniem przed wygaśnięciem. |
| Kto co zmienił? | Historia strony pokazuje tekst, a nie zatwierdzenia. | Każde zatwierdzenie jest zapisywane w sposób niezmienny, z sumą kontrolną SHA-256. Do tego historia zmian dla każdego pola. |
| Audyt | Strony są eksportowane i zbierane tuż przed terminem audytu. | Eksport dla audytu jako ZIP z sumami kontrolnymi, prosto z bieżącego stanu. |
Państwa archiwum zostaje tam, gdzie jest
Complass nie musi wszystkiego przechowywać samodzielnie. Dowody mogą pozostać tam, gdzie Państwa zespół znajduje je dziś.
Evidence as a link
Zamiast wgrywać plik, linkują go Państwo w swoim archiwum, na przykład w SharePoint, OneDrive lub intranecie. Complass zapisuje stan i datę przeglądu.
Dyski sieciowe
Ścieżki takie jak \\server\freigabe są zapisywane jako tekst z przyciskiem do skopiowania.
Dla audytora
Audytorzy widzą listę linków ze stanem i datą przeglądu. Dla audytorów bez dostępu do Państwa intranetu dołączają Państwo kopię.
Co pasuje do Państwa?
Zrobienie tego samodzielnie wystarcza, gdy …
- prowadzą Państwo jedne ramy regulacyjne z niewielką liczbą dokumentów.
- nie zbliża się audyt zewnętrzny.
- jedna osoba trzyma całość w ręku i ma zastępstwo.
Complass pasuje lepiej, gdy …
- kilka ram regulacyjnych wymaga tych samych działań.
- zatwierdzenia, przeglądy i potwierdzenia odczytu muszą być udokumentowane.
- audytorzy mają widzieć bieżący stan bez konieczności zbierania stron przez kogokolwiek.
Istniejących list nie muszą Państwo przepisywać: Complass przejmuje pliki CSV i XLSX z podglądem, zanim cokolwiek zostanie zapisane.
Przetestuj Complass na własnych danych
Mogą Państwo samodzielnie założyć konto testowe, na życzenie z przykładowym projektem dla każdej regulacji. Jeśli wolą Państwo najpierw zobaczyć Complass, proszę umówić demo.