Wiki ou plateforme
Votre wiki reste. Le suivi des preuves déménage.
Les pages de wiki et les listes se construisent vite. Mais quelqu’un y gère à la main validations, échéances et preuves. Complass s’en charge, votre espace de stockage reste en place.
Fait maison ou Complass
Ce qui change au quotidien, point par point.
| Topic | Fait maison dans le wiki | Avec Complass |
|---|---|---|
| Approuver les documents | Validation par courriel ou commentaire, la version figure dans le nom du fichier. | Versions avec validation et motif de modification, avec un principe des quatre yeux que vous pouvez désactiver. |
| Read and understood | Un courriel collectif et une liste de ceux qui ont déjà confirmé. | Liste de diffusion par document, confirmation à chaque validation, rappel après 7 jours, exportable comme preuve. |
| Review | La date de revue figure dans l’agenda d’une personne. | Prochaine revue par document, rappel 30 jours avant et en cas de retard. |
| Exigences | Les textes des normes sont recopiés dans des pages et mis à jour à la main. | Les référentiels sont déjà en place. Une mesure compte pour chaque référentiel qui l’exige. |
| Preuves | Des fichiers dans des dossiers. Personne ne sait vraiment s’ils sont encore valides. | Les preuves sont rattachées à l’exigence, avec date de validité et rappel avant l’expiration. |
| Qui a modifié quoi ? | L’historique de la page montre le texte, pas les validations. | Chaque validation est enregistrée de manière inaltérable, avec somme de contrôle SHA-256. Plus un historique des modifications par champ. |
| Audit | Les pages sont exportées et rassemblées juste avant la date de l’audit. | Export d’audit au format ZIP avec sommes de contrôle, directement depuis l’état actuel. |
Votre espace de stockage reste où il est
Complass n’a pas besoin de tout stocker lui-même. Les preuves peuvent rester là où votre équipe les trouve aujourd’hui.
Evidence as a link
Au lieu de téléverser un fichier, vous le liez dans votre espace de stockage, par exemple SharePoint, OneDrive ou l’intranet. Complass enregistre la date de situation et la date de revue.
Lecteurs réseau
Les chemins comme \\server\freigabe sont enregistrés sous forme de texte avec un bouton pour les copier.
Pour l’auditeur
Les auditeurs voient la liste des liens avec date de situation et date de revue. Pour les auditeurs sans accès à votre intranet, vous joignez une copie.
Qu’est-ce qui vous convient ?
Le faire soi-même suffit lorsque …
- vous gérez un référentiel avec peu de documents.
- aucun audit externe n’est prévu.
- une personne garde la vue d’ensemble et a un suppléant.
Complass convient mieux lorsque …
- plusieurs référentiels exigent les mêmes mesures.
- les validations, revues et confirmations de lecture doivent être démontrables.
- les auditeurs doivent voir l’état actuel sans que personne ait à rassembler des pages.
Vous n’avez pas à ressaisir vos listes existantes : Complass reprend les fichiers CSV et XLSX avec un aperçu avant tout enregistrement.
Testez Complass avec vos propres données
Créez vous-même votre accès d'essai, avec un projet d'exemple par référentiel si vous le souhaitez. Si vous préférez d'abord voir Complass, demandez une démo.