Wiki o piattaforma
La Sua wiki resta. La gestione delle evidenze si sposta.
Le pagine wiki e gli elenchi si costruiscono in fretta. Ma approvazioni, scadenze ed evidenze vengono aggiornate lì a mano da qualcuno. Complass se ne occupa, e il Suo archivio resta.
Fai da te o Complass
Che cosa cambia nella pratica quotidiana, punto per punto.
| Topic | Fai da te nella wiki | Con Complass |
|---|---|---|
| Approvare i documenti | Approvazione per e-mail o commento, la versione sta nel nome del file. | Versioni con approvazione e motivo della modifica, con un principio dei quattro occhi che può disattivare. |
| Read and understood | Una e-mail circolare e un elenco di chi ha già confermato. | Lista di distribuzione per documento, conferma per ogni approvazione, promemoria dopo 7 giorni, esportabile come evidenza. |
| Review | La data di verifica sta nel calendario di una persona. | Prossima verifica per documento, promemoria 30 giorni prima e in caso di ritardo. |
| Requisiti | I testi delle norme vengono copiati in pagine e aggiornati a mano. | I framework sono già inseriti. Una misura vale per ogni framework che la richiede. |
| Evidenze | File in cartelle. Nessuno sa con certezza se sono ancora validi. | Le evidenze sono collegate al requisito, con data di validità e promemoria prima della scadenza. |
| Chi ha cambiato che cosa? | La cronologia della pagina mostra il testo, non le approvazioni. | Ogni approvazione viene salvata in modo immodificabile, con checksum SHA-256. In più una cronologia delle modifiche per campo. |
| Audit | Le pagine vengono esportate e raccolte poco prima della data dell’audit. | Esportazione per audit come ZIP con checksum, direttamente dallo stato attuale. |
Il Suo archivio resta dov’è
Complass non deve salvare tutto da sé. Le evidenze possono restare dove il Suo team le trova oggi.
Evidence as a link
Invece di caricare un file, lo collega nel Suo archivio, ad esempio in SharePoint, OneDrive o nell’intranet. Complass salva lo stato e la data di verifica.
Unità di rete
Percorsi come \\server\freigabe vengono salvati come testo con un pulsante per copiarli.
Per l’auditor
Gli auditor vedono l’elenco dei link con stato e data di verifica. Per gli auditor senza accesso alla Sua intranet, Lei allega una copia.
Che cosa fa al caso Suo?
Fare da sé basta quando …
- Lei gestisce un framework con pochi documenti.
- non è previsto alcun audit esterno.
- una persona mantiene la visione d’insieme e ha un sostituto.
Complass è più adatta quando …
- più framework richiedono le stesse misure.
- approvazioni, verifiche e conferme di lettura devono essere dimostrabili.
- gli auditor devono vedere lo stato attuale senza che qualcuno debba raccogliere pagine.
Non deve ribattere gli elenchi esistenti: Complass importa file CSV e XLSX con un’anteprima prima di salvare qualsiasi cosa.
Provate Complass con i vostri dati
Create voi stessi il vostro accesso di prova, se volete con un progetto di esempio per ogni quadro normativo. Se preferite vedere prima Complass, richiedete una demo.